Если можно, то как лучше оформить и фиксировать расходы, произведённые работы?

Мне принадлежит 1/2 старого деревенского дома.

 Добрый день!

 Уточните, доли реально выделены, или дом единый, а доли определены только в праве собственности документально?

 Согласно ст. 249 Гражданского Кодекса РФ:

Каждый участник долевой собственности обязан соразмерно со своей долей участвовать в уплате налогов, сборов и иных обязательных платежей по общему имуществу, а также в расходах и издержках по его содержанию и сохранению.

 Однако, в случае возникновения спора и предъявления требования о возмещении понесенных расходов Вам придётся доказывать, что общее имущество находилось в таком плачевном состоянии, что требовало ремонтных работ, необходимость которых обуславливала сохранность этого имущества.

 Все остальные работы по улучшению качества имущества, увеличению размеров могут быть произведены только с согласия собственников всех долей, и лучше — письменного согласия, чтобы в случае возникновения спора можно было представить в суд доказательства такого согласия.

Здравствуйте, у Вас долевая собственность на дом — по ст. 247 ГК РФ -

Владение и пользование имуществом, находящимся в долевой собственности, осуществляются по соглашению всех ее участников, а при недостижении согласия — в порядке, устанавливаемом судом.

Согласно ст. 30 ЖК РФ собственник жилого помещения осуществляет права владения, пользования и распоряжения принадлежащим ему на праве собственности жилым помещением в соответствии с его назначением и пределами его использования, которые установлены этим Кодексом. Собственник жилого помещения несет бремя содержания данного помещения. Собственник жилого помещения обязан поддерживать данное помещение в надлежащем состоянии, не допуская бесхозяйственного обращения с ним, соблюдать права и законные интересы соседей, правила пользования жилыми помещениями, а также правила содержания общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме.

Также и к Вашему дому по аналогии данное правило относится, не только квартирам (.ст.7, 16 ЖК РФ). 

Однако, на основании и исходя вышеприведенных положений закона к расходам по содержанию общего имущества относятся осуществляемые сособственниками по взаимной договоренности платежи, а также издержки по содержанию и сохранению общего имущества, в том числе и по ремонту имущества. Эти расходы должны производиться по соглашению всех участников общей собственности, так как содержание имущества в надлежащем состоянии — это составная часть владения и пользования им (ст. 247 ГК). Следовательно, в случае, если один из сособственников понесет расходы, относящиеся к пользованию имуществом, он не вправе  взыскать их с других сособственников, если они возражают против этих расходов.

Поэтому условием для возложения на одного сособственника обязанности возместить расходы, понесенные другим сособственником на ремонт общего имущества, является согласование со всеми сособственниками проводимых ремонтных работ либо необходимость их проведения для сохранения имущества.

И таким образом, без согласования с другим собственником, даже в случае Вашего обращения в суд о взыскании расходов на ремонт с большой вероятностью можно сказать, что Вам откажут. А обратиться в суд, если всё-таки решите попробовать, можно в течение 3-летнего срока исковой давности с момента как ремонт осуществите и расходы на него понесете. Фиксировать можете расходы платежными документами каким-то, чеки, квитанции и т.п., а по услугам — актами выполненных работ. Вообще, перечень доказательств в ст. 55 ГПК РФ.