И как тогда нужно было оформляться на работу чтобы сохранить возможность замены лет?

С учётом моего ответа выше далее:

Общие положения  закреплены в   Федеральном  законе  «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 N 255-ФЗ и его  статье  14. Порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Из статьи 14 в частности следует, что:

В случае, если в двух календарных годах, непосредственно  предшествующих году наступления указанных страховых случаев, либо в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, соответствующие календарные годы (календарный год) по заявлению застрахованного лица могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами (календарным годом) при условии, что это приведет к увеличению размера пособия. -https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_64871/577325721f414027e15ab7d9aac146e82cffa46f/

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

С учётом моих ответов выше далее:

Т.е. замена лет предусмотрена. при наличии условий указанных в приведенных выше положений, которые закрепляет Федеральном  законе  «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 N 255-ФЗ и его  статье  14. Порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Общие расчетный период при этом, это два предыдущих года до года наступления страхового случая, т.е. беременности и родов, рождения ребенка и ухода за ним, как указано в  Федеральном  законе  «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 N 255-ФЗ и его  статье  14. Порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Из статьи также следует:

1. Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей).

Во вложении к ответу образец заявления о замене лет, и типовые формы рекомендованные Рострудом РФ.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.