Что происходит если не получилось сдать эту защиту диплома?

Здравствуйте, а что с институтом они оставляют на второй год и переводят на платное?

Да, за повторный допуск к сдаче  вновь придется производить оплату в ВУЗ.

С учетом моего ответа выше далее:

Т.е. данный вид отпуска предоставляется не для того, чтобы получить и  забрать диплом, он предоставляется именно в целях —  государственной итоговой аттестации  в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы высшего образования, т.е. именно для защиты диплома, а не для его получения.

К примеру если в течении этого отпуска, Вам не  выдадут диплом, это не будет являться нарушением, если  диплом будет выдан позже уже  за пределами этого отпуска когда  он истечет, Вам по месту работы придется взять отпуск без сохранения заработной платы в таком случае с согласия работодателя.

В соответствии с положениями статьи ТК РФ Статья 128. Отпуск без сохранения заработной платы следует, что:

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.-http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ac98e98a7f06d32e7efc3643733e00e94c4fb1b6/

Дополнительные разъяснения Роструда РФ также можете посмотреть по следующей официальной ссылке:

Действия работодателя при получении от работника заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы-https://онлайнинспекция.рф/instruction/260

Во вложении к ответу типовая  форма заявления  рекомендованная Рострудом РФ.

Порядок предусмотрен  положениями Приказа Министерства науки и высшего образования РФ  от 27 июля 2021 года N 670  «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации, приложений к ним и их дубликатов», можете ознакомиться полностью по следующей ссылке:https://docs.cntd.ru/document/608408593?marker=6520IM

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

С учетом моих ответов выше далее:

Основной документ,  который является основанием, является  справка-вызов,  выданная  согласно форме утвержденной Приказом Министерства образования и науки РФ от 19 декабря 2013 года N 1368 «Об утверждении формы справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования»

Можете с ним ознакомиться по этой ссылке:https://docs.cntd.ru/document/499067863

Дополнительно, можете также ознакомиться с разъяснениями по следующей ссылке:

Минтруд России напомнил о требованиях к порядку предоставления учебного отпуска-https://www.garant.ru/news/1445972/

Т.е. основанием  для предоставления учебного отпуска является в первую очередь заявление работника на такой отпуск. 

Справка-вызов это документ подтверждающий у него наличия права на такой отпуск, но этот документ между тем не является обращением самого работника, т.е.  для реализации своего права работник должен заявить еще сам непосредственно работодателю подав от себя заявление и к нему приложить оригинал  справки, а после окончания аттестации еще и предоставить работодателю ее отрывную часть.

Письмо Минтруда РФ от 28.10.2020 № 14-2/ООГ-16409:

Справка в ее отрывной части содержит графы, предусматривающие внесение в них сведений, подтверждающих факт нахождения работника в образовательной организации в конкретные сроки. По окончании аттестации образовательная организация оформляет и выдает работнику отрывную часть справки-вызова. Полагаем, эта часть справки также должна быть представлена работником работодателю.

Также следующие  разъяснения Роструда РФ:

Действия работодателя при предоставлении работнику учебного отпуска
Получите от работника и зарегистрируйте заявление о предоставлении отпуска Основанием для предоставления учебного отпуска является заявление работника с приложением соответствующего документа (справки-вызова, выписки из решения диссертационного совета).
Заявление должно быть оформлено письменно и содержать основания, продолжительность и даты предоставления такого отпуска.

Соответственно на основании письменного заявления, и прилагаемого к нему документа справки — вызов подтверждающего право работника на предоставление ему учебного отпуска, работодатель выносит приказ о его предоставлении, с которым еще и обязан ознакомить работника под роспись как с локальным нормативным актом принятым на основании норм Трудового кодекса РФ, в силу требований статьи ТК РФ ТК РФ Статья 22. Основные права и обязанности работодателя:

Работодатель обязан:
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;-http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/98b31fb9ec68d01fefb5bb66cad3bfa2c9705789/

Если все  подано и оформлено согласно приведенным выше разъяснениям и положениям закона, проблем никаких возникать не должно с предоставлением ему отпуска, а ознакомить под роспись с приказом не запрещено и  при выходе его на работу.

При этом, если вести речь об отрывной части справки, то она заполняется после окончания аттестации, и эта отрывная часть в последующем предоставляется также  работодателю, сейчас там никаких подписей в принципе быть не может.

А то, что до отрывной части. ставится  подпись уполномоченного лица образовательной организации.

С дополнительными разъяснениями Роструда РФ, также можете ознакомиться по следующей официальной ссылке:

Действия работодателя при предоставлении работнику учебного отпуска-https://онлайнинспекция.рф/instruction/263

Во вложении к ответу типовые формы рекомендованные Рострудом РФ.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.

Институты не «оставляют учащегося на второй год» Лица, не освоившие образовательную программу подлежат исключению.В Вашем случае (итоговая защита диплома) выдается академическая справка и обучение заканчивается.