Если рассуждать логически ничего не мешает оплатить ГСМ согласно договора аренды автомобиля - он как бы временно в моей собственности

Добрый день, Александр.

Согласно ч. 1 ст. 325 Трудового кодекса РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем (ч. 3 ст. 325 ТК РФ).
В соответствии с ч. 8 ст. 325 ТК РФ в отношении работодателей — организаций, не относящихся к бюджетной сфере, размер, условия и порядок компенсации работникам расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно определяются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
Непосредственно в ТК РФ не уточняется, что подразумевается под личным транспортом. Обычно этот термин понимают как транспорт, принадлежащий работнику на праве собственности (например, Решение Нерюнгринского городского суда Республики Саха (Якутия) от 13.02.2015 по делу N 2-358/2015~М-96/2015). В других случаях (аренда, управление ТС по доверенности) работник является арендатором (ст. 606 Гражданского кодекса РФ) или представителем собственника (ст. 182 ГК РФ).
Поскольку размер, условия и порядок компенсации работникам расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно определяются работодателем, не финансируемым из бюджета, коллективными (трудовыми) договорами, локальными нормативными актами, в указанных документах работодатель вправе прописать, как именно компенсируются расходы на проезд автомобильным транспортом, в частности:
1) при использовании только личного автомобиля, принадлежащего работнику на праве собственности. В этом случае расходы на проезд на арендованном автомобиле компенсации не подлежат. Например, суд Ханты-Мансийского автономного округа — Югры (Апелляционное определение от 29.05.2018 по делу N 33-3517/2018) отказал работнику в компенсации проезда к месту отпуска и обратно на арендованном автомобиле, поскольку в локальных актах работодателя указания на компенсацию указанных расходов на арендованном транспорте не были предусмотрены;
2) при использовании работником как личного, так и иного автомобиля, которым работник распоряжается на законных основаниях (аренда, доверенность). Тогда работодатель компенсирует в том числе расходы на проезд на автомобиле, который работник взял в аренду. Например, из Решения Северодвинского городского суда Архангельской области от 18.03.2019 по делу N 2-388/2019(2-4957/2018;)~М-4476/2018) следует, что работодатель вправе установить, что под личным транспортом понимается транспортное средство, которое находится:
— в собственности работника организации, супруга работника организации, несовершеннолетнего ребенка работника организации;
— во владении работника организации на законном основании (договор аренды транспортного средства, включение в договор (страховой полис) обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств).
При этом если маршрут следования в отпуск и обратно является сложным (имеет остановки), в локальных нормативных актах работодателя (коллективном/трудовом договоре) рекомендуется прописать порядок компенсации расходов при таком маршруте. Остановка (например, для пересадки) сама по себе не должна считаться вторым местом отдыха, но все зависит от конкретных обстоятельств (в том числе времени, проведенном в указанном месте). В каждом конкретном случае вопрос о том, проводил работник свой очередной отпуск в нескольких местах или следовал через пункты остановки проездом, решается администрацией организации на основании объяснительной записки работника и представленных проездных документов (см., например, Письмо ФНС России от 20.03.2009 N ВЕ-17-5/63@ вместе с Письмом Минздравсоцразвития России от 20.02.2009 N 194-13).
В качестве основы для разработки соответствующего локального нормативного акта работодателя можно использовать Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее — Правила). В этих Правилах, например, прописано, что, в случае если работник учреждения проводит отпуск в нескольких местах, компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил). При этом компенсации подлежат расходы на проезд любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. п. 2, 8 Правил).
Если работодатель не принимал соответствующих локальных нормативных актов (и не прописывал порядок и условия компенсации проезда в коллективном/трудовом договоре), указанными Правилами возможно руководствоваться по аналогии. Это следует из п. 6 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014).
Использование арендованного автомобиля по смыслу Правил не запрещено, хотя и является спорным (см., например, Апелляционные определения Верховного суда Республики Карелия от 19.03.2013 по делу N 33-830/2013, Магаданского областного суда от 20.03.2012 N 33-236/2012 по делу N 2-113/2012).
В вышеуказанном Обзоре также приводятся документы, которые могут быть использованы для обоснования расходов:
— чеки АЗС на покупку топлива;
— справки автотранспортных предприятий, осуществляющих междугородные перевозки, о расстоянии кратчайшего пути следования автомобильным транспортом к месту проведения отпуска и обратно;
— справки автотранспортных предприятий о нормативном расходе топлива для автомобиля, на котором осуществлялся выезд в отпуск;
— документы, подтверждающие факт проведения отпуска в избранном работником месте (справки, выдаваемые администрацией сельского совета, районной администрацией, квитанции гостиниц о регистрации при временном проживании и т.п.).
С учетом сказанного работодатель, не относящийся к бюджетной сфере, компенсирует расходы на проезд к месту проведения отпуска и обратно в порядке, установленном коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами. В указанных документах может быть прописано, что стоимость проезда компенсируется в том числе при использовании арендованного транспорта. В документах работодателя также рекомендуется закрепить порядок подтверждения расходов (в том числе перечень используемых документов, порядок компенсации расходов при наличии остановок и использовании разных видов транспорта и т.п.). Для подтверждения факта использования арендованного автомобиля могут понадобиться договор аренды, акты приема-передачи автомобиля, полис ОСАГО, в котором будет указан работник, управляющий автомобилем.
Если компенсация расходов на проезд к месту проведения отпуска и обратно на арендованном автомобиле предусмотрена документами работодателя, организация вправе учесть соответствующие расходы при исчислении налога на прибыль (п. 7 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ, Письмо Минфина России от 09.12.2016 N 03-03-06/1/73517).