Здравствуйте Никита. Вообще такая сделка расценивается как разовый договор купли — продажи. Если Вы имеете ввиду счет-фактуру и товарную накладную, то обратите внимание на следующее.
НК РФ не предусматривает обязанность продавца передать счет-фактуру покупателю. Покупатель должен сам озаботится, тем чтобы своевременно получить счета-фактуры от поставщика. (определении ВС РФ от 13.03.15 № 307-КГ15-1846).
Если организация — поставщик не хочет передавать счет-фактуру покупателю, то покупатель имеет право обратиться к поставщику письменно с просьбой предоставить счет-фактуру, если поставщик ее не предоставит, то покупатель вправе обратиться в суд. Судьи в таких спорах нередко встают на сторону покупателей пример: постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 10.02.12№ А40-24857/11-62-213, определение ВС РФ от 14.11.14 № 305-ЭС14/4526).
Ваши действия допустимы. Об этом же говорит вышеуказанная судебная практика. Но вот если будет договор и там будет предусмотрена эта обязанность, тогда Вам придется выставлять все как прописано в договоре. А так Вы можете договорится высылать им необходимые документы по почте. Это нормально. Ну и сканы для оперативности. Им же вычеты нужно подтверждать.
"а приглашает клиента после доставки приезжать за этими документами (сканы высылаем)" — высылайте почтой России или средствами электронного документооборота — Счёт-фактуру, ТОРГ-12