Нарушение порядка делопроизводства и проведение экстренных действий в данном случае

Ольга, в силу п. 309 Временной инструкции по делопроизводству...( Приказ Минздрава России от 27.06.2012 N 19) в структурных подразделениях дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению, при котором допускается хранение документов в скоросшивателях без проведения систематизации документов в деле, без нумерации листов и составления заверительной надписи.

Ольга. Вам необходимо обраться к Приказу Минздрава России от 27.06.2012 N 19 (ред. от 10.08.2018) «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации».

п. 309. Документы структурных подразделений, отобранные для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу (длительного хранения), подлежат полному оформлению, а дела временного хранения (до 10 лет) — частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает:
а) подшивку или переплет документов в твердые обложки из картона на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста с резолюциями к нему;
б) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 33);
в) нумерацию листов в деле;
г) составление заверительной надписи дела (Приложение N 34);
д) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
ж) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и т.д.).
При частичном оформлении дел допускается хранение документов в скоросшивателях без проведения систематизации документов в деле, без нумерации листов и составления заверительной надписи.