Как забрать документы из учебного заведения, находящегося в другом городе?

Здравствуйте, сын переводится в учебное заведение, находящееся в нашем городе, обучался в другом городе. Звоним туда, предлагаем ниписать им письмо, что по семейным обстоятельствам он не может лично явиться в учебное заведение и просит направить ему документы по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении, заверить это письмо у нотариуса. Говорим — в этом случае Вы не будете нести ответственность, если вдруг документы будут утеряны при пересылке, за это будет нести ответственность почта России. Нам отвечают, что не имеют право высылать доки ни при каких условиях. Нужно только его личное присутствие. Так ли это? В тот город ехать очень далеко и невозможно в данный момент. А с пятницы вся администрация уходит в отпуск до конца августа.