Добрый день, Луиза. Объяснительная записка пишется в произвольной форме, в верхнем правом углу, как правило, указывается должность и Ф.И.О. главного врача, чуть ниже, сведения о лице, представившем объяснения.
Затем по центру слова «Объяснительная записка», ну и в самом тексте Вы описываете причины, по которым не были соблюдены те или иные нормы САНПин. В конце, дата, подпись, расшифровка. Все на самом деле очень просто.
