Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Какие документы проверяет трудовая инспекция при проверке?
Вопрос про проведение проверки трудовой инспекцией. У нас с уже бывшими сотрудниками возникла конфликтная ситуация. Во время проведения инвентаризации у двух сотрудников обнаружили недостачу. Им предложили отдать «забранные» вещи.
Они отдали, но с большим скандалом и угрозами, потом написали заявление об увольнении по собственному желанию. Мы им выплатили заработную плату.
На этой недели нам позвонили с государственной инспекции труда и сказали, что им поступили жалобы от бывших сотрудников, о том, что им не выплатили заработную плату в полном объеме. Уведомили, что будет проверка трудовой инспекцией.
Какие полномочия имеет государственная административно техническая инспекция, и какие документы она вправе требовать во время проверки?
Здравствуйте!
Основными полномочиями государственной инспекции труда являются осуществление государственного надзора и контроля за соблюдением работодателями трудового законодательства, федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, содержащих нормы трудового права, посредством проверок. Руководствуясь статьями 353 и 356 Трудового кодекса, сотрудники государственной инспекции труда проверяют соблюдение организациями и предпринимателями трудового законодательства. Контроль за исполнением законодательства в сфере труда осуществляется в виде проверок, и чаще всего они связаны с наличием и правильностью оформления целого ряда документов.
Трудовое законодательство постоянно изменяется, но есть основные моменты, на которые инспекция труда в ходе проверки всегда обращает особое внимание: это, например, наличие в организации трудовых договоров в письменной форме со всеми работниками, правильность заполнения трудовых книжек, наличие правил внутреннего трудового распорядка, режима рабочего времени и времени отдыха
Следует заметить, что предусмотренное Трудовым кодексом ведение кадровой документации прежде всего устанавливает необходимость документирования трудовых отношений в соответствии с законодательством. Именно соблюдение законодательства является основным требованием федеральной инспекции труда к ведению кадровой документации. Инспекторы требуют, чтобы все документы кадрового учета, учета рабочего времени и оплаты труда были оформлены по унифицированным формам согласно постановлению Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
Согласно ст. 357 ТК РФ, инспектор имеет право запрашивать у работодателей и получать от них объяснения, информацию, документы, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Все документы должны быть предъявлены в подлинниках.
Трудовая инспекция проводит как целевые, так и комплексные проверки. Если проверка целевая, инспекторы не вправе выходить за рамки предмета проверки. Например, если предметом проверки является соблюдение порядка выплаты заработной платы, то вопросы соблюдения норм охраны труда инспекторы проверять не вправе. Чтобы проверить, соблюдает ли фирма трудовое законодательство в целом, проводят комплексную проверку. В этом случае инспектор вправе потребовать предъявить целый ряд документов, но поскольку кадровых документов достаточно много, выделим самые основные:
Трудовой договор.
Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками и подписаны в двух экземплярах: один выдается работнику, другой хранится в организации в личном деле работника. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя, либо в журнале учёта выданных экземпляров с подписями сотрудников. Все страницы договора должны быть подписаны работником и работодателем. После подписания трудовой договор в обязательном порядке должен регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров с работниками организации. К трудовым договорам с работниками инспекторы предъявляют особые требования. Договоры должны содержать все условия, предусмотренные статьёй 57 Трудового кодекса.
Кадровые приказы.
На предприятии должны быть приказы: о приеме на работу; о переводе; об отпусках; об увольнении; о командировке; о поощрении; о дисциплинарных взысканиях; о сверхурочных работах; об отстранении от работы; о временном переводе (производственная необходимость). Сотрудник должен быть ознакомлен с тем или иным приказом под расписку с указанием даты ознакомления. Проверяют инспекторы и основания к приказам (заявления, акты, докладные и т. д.).
Трудовые книжки.
Инспекторы проверяют наличие трудовых книжек на всех работников, правильность их оформления, хранения и учета. Работодатель обязан оформлять трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в компании свыше 5 дней. Оформление трудовой книжки, внесение записей осуществляются в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждаются Постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами.
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью организации. Записи вносятся после издания приказа, не позднее недели, а при увольнении – в день увольнения в соответствии со статьями ТК.
Проверяющие сверяют записи в трудовых книжках с приказами о приеме на работу, о переводе на другую работу или назначении на новую должность. Прием на работу в обязательном порядке должен оформляться приказом работодателя, с которым работник знакомится под роспись.
Трудовые книжки должны храниться на предприятии с соблюдением условий, исключающих свободный доступ к ним, в постоянно запертом сейфе, несгораемом шкафу, которые должны стоять в кабинете отдела кадров или руководителя организации. По требованию работника можно выдать только заверенную копию трудовой книжки, ее нельзя выдавать на руки.
На предприятии должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним (данный документ утверждён постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69), в котором отмечаются получение книжки с указанием ее реквизитов при приеме на работу и выдача при увольнении под роспись. Инспекторы проверяют, правильно ли он заполнен, верны ли даты, имеются ли подписи работников.
Нарушениями являются: оформление трудовых книжек ненадлежащим образом, отсутствие росписи работника об ознакомлении с записями в трудовой книжке, её несвоевременная выдача уволенным работникам.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Должны быть разработаны в любой организации, а сотрудники должны быть ознакомлены с ними под расписку при приеме на работу. В правилах устанавливаются: права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений, порядок приема на работу и увольнения работников; режим работы; перерывы на отдых и питание; отпуска; порядок выплаты заработной платы. Инспекторы проверяют, не содержится ли в правилах внутреннего трудового распорядка условия, ухудшающие положение работника.
Штатное расписание.
Должно быть оформлено по унифицированной форме, и содержать наименования должностей в каждом структурном подразделении, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание должно утверждаться приказом работодателя или уполномоченным им лицом. Оно должно обновляться каждый раз при изменении структуры предприятия. Названия должностей и профессий, указанные в трудовых договорах, должны соответствовать штатному расписанию.
График отпусков.
Работодатель обязан составлять график отпусков по унифицированной форме, утверждаемый руководителем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. С графиком отпусков работник должен быть ознакомлен под расписку. Изменения в графике отпусков оформляются приказом.
График сменности.
График сменности составляется в обязательном порядке, если работа в организации посменная. Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком не позднее, чем за месяц до его утверждения.
Правила и инструкции по охране труда.
Правила и инструкции по технике безопасности должны быть составлены и доведены, под роспись, до сведения работников в момент приема на работу до подписания трудового договора. В организации, в которой работает более 100 человек, должна быть служба по охране труда или специалист по охране труда.
Положение о защите персональных данных работников, их права и обязанности в этой области.
В положении должны содержаться указания о способах и порядке сбора, обработки, хранения, уничтожения персональных данных работников, общие положения о способах защиты данных. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.
Табель учета рабочего времени.
Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для предприятий всех форм собственности. В нем должны учитываться все виды затрат рабочего времени, включая сверхурочную работу, а также работу в выходные и праздничные дни. В табеле также должно учитываться рабочее время сотрудников со льготами, несовершеннолетних.
Личная карточка.
Личная карточка по унифицированной форме должна заводиться на каждого штатного работника при поступлении на работу. Все изменения условий занятости должны своевременно заноситься в эту форму со ссылкой на приказ руководителя предприятия. Личные карточки хранятся только в отдельных делах (папках). Регистрация личных карточек обязательно ведется в отдельном журнале.
Документы по выплате заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями.
Инспекторов интересует, вовремя ли организация выплачивает сотрудникам зарплату, правильно ли рассчитывает отпускные, в связи, с чем проверяются платежные ведомости, расчетные листы, положение об оплате труда.
По результатам проверки инспекторы составляют акт по установленной форме, к которому в обязательном порядке прилагаются документы, подтверждающие наличие или отсутствие нарушений (например, протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников). Акт проверки составляется в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений получает руководитель под расписку об ознакомлении.
В случае выявления нарушений, инспекторы выдают организации предписание с указанием устранить их.
Cледует обратить внимание, что согласно статьям 353 и 356 Трудового кодекса отсутствие кадровой документации или несоблюдение требований по ее ведению дают инспекторам право привлечь виновных к ответственности.
Права и обязанности инспекторов, порядок проведения проверок трудинспекцией регулируется Трудовым кодексом РФ.
В соотвествии с Трудовым кодексом РФ (ст. 357) государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право:
- в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения проверки организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, работодателей - физических лиц;
- запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
- изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;
- расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;
- направлять в суды при наличии заключений государственной экспертизы условий труда требования о ликвидации организаций или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения требований охраны труда;
выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знания требований охраны труда;
- запрещать использование средств индивидуальной и коллективной защиты работников, если такие средства не соответствуют обязательным требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации о техническом регулировании, и государственным нормативным требованиям охраны труда;
- составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях в пределах полномочий, подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве.
В случае обращения профсоюзного органа, работника или иного лица в государственную инспекцию труда по вопросу, находящемуся на рассмотрении соответствующего органа по рассмотрению индивидуального или коллективного трудового спора (за исключением исков, принятых к рассмотрению судом, или вопросов, по которым имеется решение суда), государственный инспектор труда при выявлении очевидного нарушения трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеет право выдать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению. Данное предписание может быть обжаловано работодателем в суд в течение десяти дней со дня его получения работодателем или его представителем.
Проверьте кадровую документацию по уволенным работникам, зарплатные ведомости, в которых они должны были расписаться.
Государственный инспектор труда имеет право:
- беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, работодателей - физических лиц;
- запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, и другую информацию;
- изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;
- расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
- предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности;
- направлять в суды при наличии заключений государственной экспертизы условий труда требования о ликвидации организаций или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения требований охраны труда;
- выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знания требований охраны труда;
- запрещать использование не имеющих сертификатов соответствия или не соответствующих государственным нормативным требованиям охраны труда (в том числе требованиям технических регламентов) средств индивидуальной и коллективной защиты работников;
- составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях.
Кроме всего выше перечисленного, ГИТ проверяет аттестацию рабочих мест.
Аттестация рабочих мест по условиям труда является одной из основных обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий труда. (ст. 212 ТК РФ).
Аттестация рабочих мест по условиям труда проводится за счет работодателя и обязательна для всех предприятий. Для проведения аттестации рабочих мест Работодателю необходимо привлечь стороннюю организацию имеющую аккредитацию на оказание услуг в области охраны труда (в данном случае, на проведение аттестации рабочих мест) в соответствии с Приказом Министерства здравоохранения и социального развития от 01.04.2010 года № 205н. Реестр аккредитованных организаций находится на официальном сайте Минздравсоцразвития:www.minzdravsoc.ru.
За непроведение аттестации рабочих мест по условиям труда Работодатель может быть привлечен к административной ответственности. (Информация с сайта git77.rostrud.ru).
Добрый день!
Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324 "Об утверждении Положения о Федеральной службе по труду и занятости" утверждены следующие полномочия государственной инспекции труда:
II. Полномочия
5. Федеральная служба по труду и занятости осуществляет следующие полномочия:
5.1. осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением:
5.1.1. работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, посредством проверок, обследований, выдачи обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составления протоколов об административных правонарушениях в пределах полномочий, подготовки других материалов (документов) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
5.5.2. рассмотрение в соответствии с законодательством Российской Федерации дел об административных правонарушениях;
6. Федеральная служба по труду и занятости с целью реализации полномочий в установленной сфере деятельности имеет право:
6.3. запрашивать и получать сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Службы;
6.5. применять предусмотренные законодательством Российской Федерации меры ограничительного, предупредительного и профилактического характера, направленные на недопущение и (или) ликвидацию последствий нарушений юридическими лицами и гражданами обязательных требований в установленной сфере деятельности;
6.5(1). составлять протоколы об административных правонарушениях в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях;
Примерный перечень обязательных документов
- Учредительные документы
- Приказы, подтверждающие полномочия должностных лиц
- Трудовые договоры работников
- Личные карточки
- Штатное расписание
- График отпусков
- Табели учета рабочего времени
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Кадровые приказы
- Трудовые книжки
- Документы, являющиеся основаниями к кадровым приказам
- Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Документы по оплате труда
- Сведения об отсутствии задолженности по зарплате
- Ведомости на выплату зарплаты
- Лицевые счета по зарплате
- Записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам
- Записки-расчеты при прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)
- Расчетные листки
- ЛНА, имеющие отношение к условиям оплаты труда и премирования
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Листки нетрудоспособности
- Документы, являющиеся основанием для начисления и выплаты пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком
- Приказы (распоряжения), служебные записки и иные документы, связанные с условиями оплаты труда
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение об оплате труда и премировании
- Положение о защите персональных данных
- Коллективный договор (при наличии)
- Инструкция по охране труда и технике безопасности
Добрый день.
Ситуация, как не звучало бы, – банальна. Если Вы не совершали противоправных действий и изложенное в вопросе соответствует действительности бояться не чего. Подробный перечень документов, которые обязан разрабатывать и вести работодатель подробно перечислен в ответах моих коллег.
Действительно, при получении жалобы (заявления) инспекция труда должна провести проверку фактов содержащихся в жалобе (заявлении). На все заявления граждан должны быть даны письменные ответы в установленные сроки (30 календарных дней). Проверка может проводиться документарная (звонок, запрос документов) или выездная (в данном случае внеплановая). Вам необходимо доказать, что Вы в полном объеме выполнили обязанность по оплате труда работников и иные обязательные требования трудового законодательства. Иногда, обращения работников преследуют цели вымогательства.
Дополнительно информирую Вас, что предусмотрена административная ответственности в виде уплаты штрафа в размере 30-50 т.р. на юридическое лицо за совершение правонарушения, выразившегося в несвоевременной выплате заработной платы работникам предприятия (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). По данной статье и при наличии события правонарушения трудовая инспекция составить протокол и вынесет постановление о наложении штрафа.
Желаю удачи. С уважением, А.Денис.
Как правило, инспекция по труду проводит проверку по фактам, изложенным в жалобе. В Вашем случае, это будет проверка документов по оплате труда работников, обратившихся к ним с жалобами. Это могут быть и ведомости на выдачу з/платы, лицевые счета, сведения по отсутствии задолженности предприятия перед жалобщиками и т.п. Т.е. подготовиться к проверке в первую очередь необходимо Вашей бухгалтерии и ОК.